Syndic de copropriété
Le syndic de copropriété : le chef d'orchestre de votre immeuble ou copropriété
Vous vivez dans une copropriété ou vous envisagez d'y acheter un bien ? Vous serez forcément en contact avec le syndic, ce professionnel chargé de la gestion quotidienne et de l'administration de votre immeuble.
Mais à quoi sert exactement un syndic ? Qui peut exercer cette fonction et comment est-il choisi ? Quels sont ses pouvoirs et ses responsabilités vis-à-vis des copropriétaires ? Et comment ses prestations sont-elles facturées ? Les réponses de Guy Hoquet.
Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété ?
Un syndic de copropriété est un professionnel (personne physique ou morale) chargé de gérer et d'administrer un immeuble en copropriété au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires.
Il peut s'agir d'un :
- Syndic professionnel, c'est-à-dire un administrateur de biens titulaire de la carte professionnelle "gestion immobilière" délivrée par la préfecture. C'est le cas le plus fréquent.
- Syndic bénévole, c'est-à-dire un copropriétaire non rémunéré désigné par l'assemblée générale. Il doit être formé aux règles de gestion de la copropriété.
- Syndic coopératif, c'est-à-dire une société de gestion créée et contrôlée par les copropriétaires eux-mêmes. Encore peu développé en France.
Le rôle du syndic est de faire appliquer les décisions prises en assemblée générale (AG) et de veiller au bon fonctionnement de la copropriété au quotidien. Il agit dans le cadre du mandat qui lui est confié par le syndicat des copropriétaires et qui précise l'étendue de ses missions et de sa rémunération.
Il est le représentant légal du syndicat : il signe les contrats, engage les dépenses courantes, recouvre les créances, gère les sinistres, agit en justice... Il dispose pour cela d'une délégation de pouvoirs et de signature.
Mais ses actes engagent la responsabilité du syndicat, voire la sienne en cas de faute. Il doit donc souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les dommages causés dans l'exercice de ses fonctions.
Exemple : La copropriété "Les Jardins de Diane" a choisi le cabinet Immo comme syndic pour gérer ses 50 lots. Ce syndic professionnel, représenté par M. Martin, organise les AG, tient la comptabilité, fait exécuter les travaux votés, récupère les impayés... Il rend compte de sa gestion au conseil syndical et aux copropriétaires. En cas de litige avec un prestataire, il représentera la copropriété devant les tribunaux.
Les missions principales du syndic de copropriété
Le contrat de mandat fixe la liste précise des prestations attendues du syndic, qui peuvent varier d'une copropriété à l'autre. On distingue généralement :
- Les missions courantes (dites "de base"), incluses dans son forfait de rémunération :
- Administrer l'immeuble : archiver et mettre à jour les documents obligatoires, souscrire les assurances, gérer le personnel...
- Établir le budget prévisionnel, appeler les provisions sur charges, tenir la comptabilité, ouvrir un compte bancaire séparé...
- Convoquer et tenir les assemblées générales, exécuter les décisions prises, informer les copropriétaires...
- Faire exécuter les travaux de maintenance et d'entretien courants votés par l'AG.
- Représenter le syndicat en justice pour les actions relatives à la conservation et à l'administration des parties communes.
- Les missions particulières (dites "hors forfait") qui donnent lieu à une rémunération complémentaire :
- Recouvrer les impayés de charges au-delà de la procédure amiable (relances, injonction de payer, saisie immobilière...).
- Établir les diagnostics techniques obligatoires (amiante, plomb, performance énergétique...).
- Préparer et suivre des travaux importants (ravalement, réfection de toiture, ascenseur...) avec mise en concurrence, maîtrise d'oeuvre...
- Représenter le syndicat pour les actions en justice non incluses dans le forfait (contestation de travaux, troubles de voisinage...).
- Gérer les sinistres importants (dégâts des eaux, incendie...) : déclaration, suivi des expertises et travaux, indemnisation...
En cas de changement de syndic, une période de transition est prévue pour assurer la continuité de gestion et la transmission des documents obligatoires, sous le contrôle du conseil syndical.
Bon à savoir : le rôle et les missions du syndic sont strictement encadrés par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application. Son contrat type a été renforcé dans un sens plus protecteur des copropriétaires (liste des prestations, modalités de facturation, mise en concurrence...). Mieux vaut comparer !
La désignation et la révocation du syndic
C'est l'assemblée générale des copropriétaires qui désigne le syndic à la majorité absolue des voix (article 25 de la loi de 1965), après mise en concurrence d'au moins deux projets de contrat.
Le mandat est signé pour une durée déterminée qui ne peut excéder 3 ans. Il peut être renouvelé par décision expresse de l'AG.
En cours de mandat, le syndic peut être révoqué par l'AG à la même majorité et sans indemnité dans 3 cas :
- Faute grave : défaut de tenue d'AG, non-paiement des fournisseurs, détournements de fonds...
- Défaillance : absence répétée, délais excessifs, défaut d'information des copropriétaires...
- Motif légitime : mésentente avec le conseil syndical, refus des demandes de mise en concurrence...
Cette révocation peut intervenir lors d'une AG spécialement convoquée à cet effet, après un préavis et une mise en demeure infructueuse. Elle prend effet immédiatement, un nouveau syndic devant être désigné dans la foulée.
Bon à savoir : en cas de carence ou d'empêchement du syndic (disparition, liquidation judiciaire...), un administrateur provisoire peut être désigné par le juge à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires. Il assurera la gestion courante en attendant la nomination d'un nouveau syndic.
La rémunération du syndic et son contrôle
Comment est rémunéré le syndic ?
La rémunération du syndic est fixée dans son contrat de mandat selon deux modalités :
- Un forfait annuel qui couvre les prestations courantes de gestion. Son montant est librement négocié et révisable chaque année selon l'indice INSEE du coût de la vie. Il est réparti entre copropriétaires selon les tantièmes de charges.
- Des honoraires spécifiques (vacations) pour les prestations particulières hors forfait. Leur montant est soit fixé d'avance dans le contrat, soit voté ponctuellement par l'AG. Ils s'ajoutent au forfait.
Le syndic peut aussi percevoir des rémunérations accessoires (hors forfait) auprès des tiers : frais d'état daté pour les notaires, frais d'extraits du règlement pour les agences immobilières, commissions des contrats d'entretien...
Qui paye cette rémunération ?
La rémunération du syndic est une charge commune générale payée par l'ensemble des copropriétaires au prorata de leurs tantièmes. Cette dépense est prévue dans le budget prévisionnel voté en AG.
Chaque copropriétaire doit provisionner sa quote-part en payant ses appels de fonds trimestriels. Une régularisation intervient à la clôture des comptes. Les impayés peuvent être poursuivis.
Comment s'assurer du montant et de la régularité de cette rémunération ?
Pour valider sa rémunération, le syndic doit fournir chaque année au conseil syndical et à l'AG :
- Un compte-rendu financier détaillant les sommes versées par la copropriété, les sommes restant dues, les sommes perçues des tiers.
- Une note d'information précisant les modalités de calcul des honoraires, leur évolution, les prestations incluses et exclues du forfait.
Ces documents doivent permettre d'identifier clairement les différents postes de rémunération, leur montant TTC, leur mode de répartition.
Le conseil syndical a accès à toutes les pièces justificatives et peut saisir la justice en cas d'abus, d'opacité, de dépassement...
Il existe aussi des obligations de mise en concurrence régulière (tous les 3 ans) pour les contrats de syndic et certains marchés (assurances, contrats d'entretien...). Un garde-fou anti-dérives !
Bon à savoir : les syndicats de grandes copropriétés ( 200 lots) doivent faire certifier leurs comptes annuels par un commissaire aux comptes qui contrôle la régularité et la sincérité des facturations du syndic. Une transparence accrue.
Guy Hoquet répond à vos questions sur le syndic de copropriété
Puis-je contacter le syndic à tout moment ?
Un syndic professionnel a l'obligation d'être joignable par les copropriétaires aux jours et heures ouvrables, avec un accusé de réception sous 48h et une réponse écrite sous 1 mois maximum (2 mois si expertise).
Il doit mettre à leur disposition plusieurs moyens de contact : rendez-vous physique, permanence téléphonique, adresse postale, mail...
Et il ne peut facturer les sollicitations des copropriétaires dans le cadre de sa gestion courante qui relèvent de son forfait.
Il doit aussi les recevoir au moins 2 fois par an, sur convocation, pour présenter ses rapports et répondre à leurs questions.
En cas de syndic bénévole, ces obligations sont allégées mais il doit rester accessible dans la limite de sa disponibilité. Le règlement de copropriété peut fixer des règles.
Le syndic peut-il accéder à mon logement sans autorisation ?
Non, le syndic n'a pas le droit de pénétrer dans les parties privatives (appartement, cave...) sans l'accord préalable du copropriétaire ou de son locataire.
Seules trois exceptions à ce principe du respect de la vie privée :
- L'état d'urgence (fuite d'eau, incendie...) qui permet de passer outre le refus ou l'absence du résident pour accéder au logement et faire cesser le péril. Un constat d'huissier est conseillé.
- L'autorisation judiciaire délivrée par le juge des référés, saisi par le syndic, pour contraindre un copropriétaire récalcitrant à laisser exécuter des travaux nécessaires dans son lot.
- La résolution d'AG votée à la majorité absolue (article 25) pour permettre l'accès aux parties privatives en vue de rechercher des fuites ou vérifier des équipements communs.
Mon syndic peut-il me refuser un document ?
Chaque copropriétaire a un droit d'accès permanent aux documents de la copropriété détenus par le syndic, qu'il s'agisse de pièces administratives, techniques ou comptables. C'est la contrepartie de son obligation de participer aux charges.
Le syndic doit donc communiquer à tout copropriétaire qui le demande :
- Les comptes de la copropriété (budget, relevés bancaires...).
- Les justificatifs de charges et de dépenses.
- Les procès-verbaux d'assemblées générales.
- Le carnet d'entretien et les diagnostics de l'immeuble.
- Les contrats et marchés passés par le syndicat.
- Les documents d'assurance (police, attestation...).
L'essentiel à retenir sur le syndic de copropriété
- Le syndic de copropriété est le mandataire chargé de la gestion courante et de l'administration de l'immeuble pour le compte du syndicat des copropriétaires.
- Ses missions sont définies dans un contrat et incluent la tenue des AG, l'appel des charges, le suivi des travaux courants, la représentation légale du syndicat...
- Il est désigné par l'AG des copropriétaires qui fixe la durée (3 ans max) et le montant de son mandat. Il peut être révoqué pour faute grave, défaillance ou motif légitime.
- Sa rémunération comporte un forfait annuel pour la gestion courante et des honoraires spécifiques pour les prestations particulières hors forfait. Ils sont payés par l'ensemble des copropriétaires au titre des charges communes.
- Le syndic est soumis à des obligations de disponibilité, de transparence et de reddition des comptes vis-à-vis des copropriétaires. Il doit leur fournir tous les documents non nominatifs qu'ils demandent et justifier sa rémunération. Tout manquement expose à des sanctions.
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